Контрольная работа: Особенности работы с локальными нормативными правовыми актами
Контрольная работа: Особенности работы с локальными нормативными правовыми актами
Содержание
Введение
Глава 1. Локальные нормативные акты
Глава 2. Порядок разработки,
согласования и утверждения должностных инструкций
Заключение
Список литературы
Введение
Работа с
документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых
процедур – от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в
области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты,
устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой
документации. Требования действующих государственных стандартов (например,
ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения
акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным
регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных
нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими
организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в
литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные
нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина.
Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о
необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во
всех организациях в наличии данная документация.
Локальные нормативные
правовые акты издаются на основе и во исполнение законодательства.
Локальный
нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в
определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный
на установление, изменение или отмену правовых норм.
Структура локального
нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы
правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия
нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть -
преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. При
необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут
воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской
Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их
опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики,
карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а
соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Нормативный
правовой акт с приложениями, должен иметь сквозную нумерацию страниц. Подготовленный
проект локального нормативного правового акта до его подписания должен быть
проверен на соответствие законодательству РФ, а также правилам русского языка.
Локальный нормативный
правовой акт утверждается (подписывается) руководителем учреждения.
Нормативный правовой акт
должен содержать следующие реквизиты:
1. наименование органа,
издавшего акт;
2. наименование вида акта
и его название;
3. дата подписания
(утверждения) акта и его номер;
4. наименование должности
и фамилии лица, подписавшего акт.
Локальный акт в форме
Положения может в своей структуре содержать следующие разделы:
·
Общие положения;
·
Порядок
организации целевого приема;
·
Общие правила
подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний.
1. Локальные
нормативные акты
Документ рассматривается
сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся
в документе информации, рационального расположения информационных элементов
(реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации,
так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит
эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо
традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность,
обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными
документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение
управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой
составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения
деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах
организации — уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о
структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В
организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков
работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в
деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о
подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве — положение о
коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в
организациях — положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.
Однако основным
нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению
делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и
технологические решения по документационному обеспечению управления. В
Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений
деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок
работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других
систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать
в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей
обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых,
бухгалтерских и т.д.).
1.1 Структура
Инструкции
Инструкция может включать
различные разделы, основными из которых являются:
· общие положения;
· состав документов организации;
· подготовка документов, организация
документооборота;
· информационно-поисковая система
организации;
· контроль исполнения документов;
· организация документов в
делопроизводстве;
· передача документов на архивное
хранение.
В «Общих
положениях» указывается, в соответствии с какими
нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы
документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование
делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое
руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается
порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений.
В разделе «Состав
документов организации» называются системы, виды и разновидности
документов, используемые в данной организации для документирования
управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых
управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления
любой организации.
Государственное
регулирование процессов документирования требует от граждан, органов
государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных
объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию
органам и организациям, ответственным за формирование и использование
государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой
документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за
сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство
РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации
доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц
регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов
и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического
лица.
Таким образом,
определенная часть документированной информации имеет установленный состав
сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для
применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть
управленческой документации не может произвольно регулироваться самой
организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно
наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной,
расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.
При работе с такой
документацией предусматриваются:
·
своевременный
переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными
постановлениями соответствующих ведомств;
·
заполнение
общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по
установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;
·
внесение
разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью
«привязки» их к особенностям деятельности конкретной организации.
Другую часть
управленческой документации составляют организационно-распорядительные
документы, которые не имеют, как правило, «жесткой» регламентации по
форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом
количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы,
связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком
оформления. Для организации процессов документирования прежде всего следует
анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих
решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других
ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и
разновидности документов, создание которых будет служить письменным
подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким
образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой
деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых
по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным
подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм
документов – (далее – Табель), в котором должны быть представлены все
создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим
функциям.
1.2 Табель форм
документов
Цель подготовки Табеля
определение оптимального количества форм документов для юридического оформления
управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов
и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой
форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно
заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов.
Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при
решении задач документирования управленческих ситуаций.
Форма Табеля определяется
самой организацией. С Табель могут входить сведения:
· о наименовании формы документа;
· о присвоенном этой форме коде;
· о наличии общегосударственной формы
документа;
· об условиях ее составления
(периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.);
· о степени ограничения доступа к
документу.
Наименования форм
документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной
принадлежности, что предпочтительнее.
Табель форм документов
разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) – например,
канцелярией – на основе материалов, представленных структурными подразделениями
организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных
подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом
руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до
ответственных исполнителей – специалистов организации, участвующих в подготовке
и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей
деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует
отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления,
кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы
документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это
приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других – к ее
нехватке. Требования к составлению и оформлению служебных документов,
включенных в Табель, излагаются в разделе «Подготовка документов,
организация документооборота» Инструкции. Здесь рассматриваются состав
реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов,
особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных,
распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам
юридической силы. Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта
документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями
других организаций (внутреннее и внешнее согласование). В самостоятельный
подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов. Обязательным
дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом
форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов.
1.3 Сборник типовых и
трафаретных текстов документов
Необходимым дополнением к
Табелю и Альбому форм служит Сборник типовых и трафаретных текстов документов
(далее – Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и
помогать работникам быстро, качественно и минимальными трудозатратами
составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам.
Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и
пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами
правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля,
которым должны быть написаны официальные документы.
Типовые тексты, как правило, разрабатываются для
многостраничных документов – положений, должностных инструкций, договоров и
т.д.
Трафаретные тексты характерны для небольших по объему
документов, многократно составляемых в течение календарного года или
периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для
прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов ВУЗов,
предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее
предложение, направляемое в ВУЗ, должно быть трафаретным, т.е. содержать
постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:
«Для прохождения
производственной практики в 200__/__ учебном году предлагаем направить в нашу
организацию в период с ___ по ___ студентов __ курса в количестве ___ человек.
Для организации и
проведения практики назначены руководители практики и выделены рабочие места в
следующих структурных подразделениях:
Наименование подразделения |
Количество принимаемых студентов |
ФИО руководителя практики |
|
|
|
Просим подтвердить ваш
запрос о проведении производственной практики студентов с учетом наших
предложений в срок до ___». Сборник типовых и трафаретных текстов
разрабатывается службой делопроизводства с участием структурных подразделений и
утверждается приказом руководителя организации.
1.4 Локальные
нормативные акты, принятие которых обязательно
Правила внутреннего
трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в
соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения
работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового
договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и
взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они
обычно являются приложением к коллективному договору. Исключительно
правилами внутреннего трудового распорядка организации также определяются:
- порядок введения
суммированного учета рабочего времени;
- перечень работ, где по
условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно;
- места для отдыха и
приема пищи виды работ, где необходимы специальные перерывы для обогревания и
отдыха, а также продолжительность и порядок предоставления таких перерывов;
- порядок предоставления
выходных дней в различные дни недели поочередно каждой группе работников в
организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по
производственно-техническим и организационным условиям. Правилами внутреннего
трудового распорядка организации также могут определяться некоторые условия,
которые можно закрепить в коллективном договоре.
К обязательным
локальным нормативным актам относятся также:
- документы организации,
связанные с защитой персональных данных работников, устанавливающие порядок
обработки персональных данных работников;
- права и обязанности
работников в этой области;
- порядок хранения и
использования персональных данных работников в организации;
- порядок осуществления
передачи персональных данных работника в пределах одной организации;
- перечень специально
уполномоченных лиц, кому разрешен доступ к персональным данным работников.
Также обязательны -
штатное расписание, график отпусков, форма расчетного листка.
Особое значение стоит
уделить инструкциям по охране труда для работников и документам организации,
связанным с процедурными отношениями по охране труда.
Они регламентируют:
- информирование
работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске
повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной
защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда;
- наличие комплекта
нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии
со спецификой деятельности организации.
Очень опасно, например,
отсутствие или неправильное ведение локальной документации по охране труда
водителей транспортных средств организации, а также сотрудников, работающих с
ЭВМ и, соответственно, с мониторами (видео-дисплейными терминалами) и т.д.
Авария, болезнь, травма данных работников ведет как к уголовной ответственности
руководителя и, как следствие, к тому, что со стороны работника или членов его
семьи будет подан гражданский иск о возмещении ущерба здоровью. Например, по
причинам неуведомления работодателем о необходимости делать периодические
перерывы в работе, несоблюдения санитарных требований к площади помещений и т.д.
2. Порядок разработки,
согласования и утверждения должностных инструкций
Правила разработки,
согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым
законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо
стандартов. Должностная инструкция – это один из локальных
нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ
работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты,
содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с
трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими
нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Поэтому
практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не
являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные
инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно
устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.
При этом нормы локальных
нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с
установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами,
содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями. Должностные
инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации,
бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми
отношениями. Первое требует метода тщательного моделирования трудовых процессов
исполнителей. Второе – глубокого анализа существующих трудовых отношений у
конкретного работодателя. В любом случае порядок разработки должностных
инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.
Процесс разработки
должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг
друга этапов:
1. Подготовительный этап;
2. Разработка проекта
должностной инструкции;
3. Согласование проекта
должностной инструкции;
4. Утверждение
должностной инструкции.
Непосредственной
разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна
предшествовать определенная подготовительная работа. На первом этапе разработки
должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые
документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила
разработки и хранения организационно-правовых документов. А также работодатель
в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки,
согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо
утвердить Положение о должностной инструкции.
2.1 Подготовительный
этап разработки должностных инструкций
Нормативно-правовая
база для разработки должностных инструкций. Разработке должностных инструкций предшествует
изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок
деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих
организационно-правовых документов.
Основные
нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная
инструкция:
1. Федеральный уровень:
· Конституция РФ;
· Трудовой кодекс РФ;
· «Унифицированная
система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена
Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и
введении в действие государственного стандарта российской федерации»);
· Типовая инструкция по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена
Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);
· «Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);
· «Общероссийский
классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов
ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ
от 26 декабря 1994 года №367);
· «Общероссийский
классификатор занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от
30 декабря 1993 года №298);
· «Квалификационный
справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден
Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);
· Постановление Минтруда
РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого
квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и
служащих»;
· Выпуски Единого
тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по
различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;
· Постановление
Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке утверждения Единого
тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого
квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и
служащих»;
· Квалификационные
требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые
Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в
сфере, отнесенной к компетенции Министерства.
2. Нормативно-правовые
акты субъектов Российской Федерации.
3. Нормативно-правовые
акты органов местного самоуправления (например, Решение Омского городского
Совета от 23 апреля 1997 года №324 «Об утверждении Положения о порядке
назначения на должность и освобождения от нее руководителей муниципальных
унитарных предприятий и учреждений» указывает на обязанность руководителей
муниципальных унитарных предприятий и учреждений утверждать должностную
инструкцию для работника, с которым он заключил трудовой договор).
4. Локальный уровень (локальные
нормативно-правовые акты работодателя):
· Правила внутреннего
трудового распорядка;
· Коллективный договор
(Положение о персонале и другое);
· Штатное расписание;
· Положения о структурном
подразделении;
· Приказы о разграничении
полномочий между руководителями организации;
· Положение о должностной
инструкции.
Основой для разработки
содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики
(требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены
Министерством труда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые
должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии
работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.
Квалификационные
характеристики призваны регламентировать содержание выполняемых функций
работников, способствовать «обеспечению оптимальной технологии трудовой
деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности,
дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы
управления персоналом». В качестве нормативной базы квалификационные
характеристики должностей служащих предназначены для применения на
предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности,
организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их
ведомственной подчиненности.
2.2 Положение о
должностной инструкции
При разработке
должностных инструкций рекомендуем ввести соответствующее положение, в котором
будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения
в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица
(структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.
Положение о должностной
инструкции - необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным
актом. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их
унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы.
Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения
руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны
соответствовать его требованиям.
Образец Положения
о должностной инструкции
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ООО
«_______________»
_____________/___________/
«__»___________2006 г.
ПОЛОЖЕНИЕ О ДОЛЖНОСТНОЙ
ИНСТРУКЦИИ
ООО
«__________________________»
Наименование организации
1. Общие положения.
2. Требования,
предъявляемые к содержанию должностной инструкции.
3. Порядок разработки,
согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.
4. Заключительные
положения.
1. Общие положения
Должностная инструкция
является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи,
основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) при
осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Должностные инструкции
разрабатываются для реализации следующих целей:
- рациональное разделение
труда;
- повышение эффективности
управленческого труда;
- создание
организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
- регламентация
взаимоотношений работника и работодателя;
- обеспечение
объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при
наложении на него дисциплинарного взыскания;
- организация
оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;
- укрепление трудовой
дисциплины в организации;
- составления трудовых
договоров;
- разрешение трудовых
споров.
Должностная инструкция
разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного
работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего
трудового распорядка, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового
кодекса Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами. Основой для
разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики
(требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены
Министерством труда РФ.
1.1. Требования,
предъявляемые к содержанию должностной инструкции:
В должностной инструкции
указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты
согласования и утверждения.
Должностная инструкция
состоит из разделов:
·
Общие
положения. В разделе
указывают: наименование должности; требования, предъявляемые к образованию и
стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные
требования); непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется
данное должностное лицо); порядок назначения и освобождения от должности;
наличие и состав подчиненных; порядок замещения (кто замещает данное должностное
лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо);
возможность совмещения должностей и функций; нормативная база его деятельности
(основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании
которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и
реализует свои полномочия). В раздел могут быть включены другие требования и
положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его
деятельности.
·
Должностные
обязанности. Раздел
содержит перечень основных функций должностного лица. Кроме того, в этом
разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в
соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой
распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению
руководителя организации.
·
Права. Раздел содержит перечень прав,
которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении
возложенных на него должностных обязанностей. В разделе отражаются
взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями
организации и должностными лицами исходя из возложенных на него должностных
обязанностей и полномочий. Кроме того, в разделе конкретизируют права
должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.
·
Ответственность. В разделе указывают меру
ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных
должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым
законодательством РФ. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и
конкретизирующие ответственность должностного лица.
Неотъемлемой частью
должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в
организации и служит доказательством того, что работник ознакомился с
должностной инструкцией.
Должностная инструкция
должна быть согласована с правовым отделом (юрисконсультом) организации. При
необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и
вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности
организации.
Должностную инструкцию
утверждает руководитель организации. Должностная инструкция вступает в силу с
момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой
должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с
Положением.
Внесение изменений и
дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем издания
приказа руководителя либо утверждения текста должностной инструкции в целом с
учетом вносимых изменений и дополнений.
1.2. Требования к
оформлению реквизитов должностной инструкции.
Наименование
организации -
наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Наименование
документа - чтобы
придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно кроме названия
организации указать и название организационно-распорядительного документа
(должностная инструкция). Наименование «должностная инструкция», как правило,
пишется в левом верхнем углу бланка. В принципе, если ваше эстетическое чувство
требует, чтобы название стояло в центре, это не будет большим нарушением. На
юридическую силу это не окажет никакого влияния.
Дата и номер
документа -
датой документа является дата его утверждения. Регистрационный номер документа
состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению
организации индексом дела по номенклатуре дел и др.
Заголовок к тексту (наименование должности) - заголовок
к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен
отвечать на вопрос: кого? Например: Должностная инструкция инспектора отдела
кадров.
Гриф утверждения - при утверждении документа
должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ
(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Подпись
разработчика документа - в состав этого реквизита входят: наименование должности лица,
подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Гриф согласования - гриф согласования документа
состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ
(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования.
Отметка об
ознакомлении работника с документом - после вступления инструкции в действие необходимо
ознакомить с ней работника и поставить отметку об ознакомлении. Порядок
ознакомления с должностными инструкциями нормативными документами не
регламентируется. В состав этого реквизита входят: личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия) и дата.
Должностная инструкция
оформляется на общем бланке. Бланк следует изготавливать на белой бумаге или
бумаге светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Номера страниц проставляют посередине
верхнего поля листа. Утвержденную инструкцию (вместе с листом ознакомления,
если он есть) нумеруют, подшивают и заверяют печатью организации. На обороте
последнего листа инструкции делают запись: «В должностной инструкции
пронумеровано, подшито столько-то листов» (количество листов – прописью). Лицо,
утверждавшее должностную инструкцию, заверяет своей подписью данную запись,
ставит расшифровку подписи и дату. И, наконец, ставится печать.
1.3. Внесение
изменений в должностные инструкции.
Чтобы должностные
инструкции не стали бесполезными бумагами, они должны быть динамичными,
оперативно отражающими структурно-организационные, производственные и иные
изменения. Поэтому особое внимание следует уделять их своевременному
обновлению. Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами,
содержание которых соответствует условиям, задачам и потребностям управления.
Внесение изменений в
должностные инструкции необходимо в следующих случаях:
· при изменении
должностных правомочий и обязанностей;
· при переводе на другую
должность (работу) у того же работодателя;
· при возложении на
работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной
работы по другой или такой же профессии (должности);
· при реорганизации
юридического лица;
· при изменении штатного
расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
· при изменении
наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные
документы) или структурного подразделения;
· при изменении фамилии
(или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной) и
др.
Заключение
Движение
потоков документов, поступающих из других организаций (входящих), отправляемых
в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации
(внутренних), отражается в Инструкции. Несмотря на то, что обязательность
должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно
она позволит работодателю:
·
Рационально
распределить обязанности между работниками.
·
Правильно
организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.
·
Укрепить
служебную дисциплину.
·
Повысить
эффективность деятельности организации.
·
Создать
организационно-правовую основу деятельности сотрудников.
·
Повысить
ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.
·
Обеспечить
объективность оценки при аттестации сотрудника.
·
Применить
адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.
·
Избежать
трудовых споров
Порядок в
организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет
регламентирована. Может быть, не стоит экономить на разработке управленческой
документации?
Список литературы 1. Современное делопроизводство Кирсанова М.В. М: Инфра – М 2000. 2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. 3. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. 4. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 461 с. 5. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995 6. Справочник секретаря и офис-менеджера. Издатель ЗАО «МЦФЭР» 2006
|