БОЛЬШАЯ НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА  
рефераты
Добро пожаловать на сайт Большой Научной Библиотеки! рефераты
рефераты
Меню
Главная
Налоги
Начертательная геометрия
Оккультизм и уфология
Педагогика
Полиграфия
Политология
Право
Предпринимательство
Программирование и комп-ры
Радиоэлектроника
Региональная экономика
Режущий инструмент
Реклама и PR
Ресторанно-гостиничный бизнес бытовое обслуживан
Римское право
Русский язык культура речи
РЦБ ценные бумаги
САПР
Сексология
Семейное право
Социология
Страховое право
Строительство архитектура
Таможенное право
Теория государства и права
Технология
Таможенная система
Транспорт
Физика и энергетика
Философия
Финансы деньги и налоги
Физкультура и спорт
Фотография
Химия
Хозяйственное право
Цифровые устройства
Экологическое право
Экология
Экономика
Экономико-математическое моделирование
Экономическая география
Экономическая теория
Эргономика
Этика и эстетика
Сочинения по литературе и русскому языку
Рефераты по теории государства и права
Рефераты по теории организации
Рефераты по теплотехнике
Рефераты по товароведению
Рефераты по трудовому праву
Рефераты по туризму
Рефераты по уголовному праву и процессу
Рефераты по управлению
Рефераты по менеджменту
Рефераты по металлургии
Рефераты по муниципальному праву
Биографии
Рефераты по психологии
Рефераты по риторике
Рефераты по статистике
Рефераты по страхованию
Рефераты по схемотехнике
Рефераты по науке и технике
Рефераты по кулинарии
Рефераты по культурологии
Рефераты по зарубежной литературе
Рефераты по логике
Рефераты по логистике
Рефераты по маркетингу
Рефераты по международному публичному праву
Рефераты по международному частному праву
Рефераты по международным отношениям
Рефераты по культуре и искусству
Рефераты по кредитованию
Рефераты по естествознанию
Рефераты по истории техники
Рефераты по журналистике
Рефераты по зоологии
Рефераты по инвестициям
Рефераты по информатике
Исторические личности
Рефераты по кибернетике
Рефераты по коммуникации и связи
Рефераты по косметологии
Рефераты по криминалистике
Рефераты по криминологии
Новые или неперечисленные
Без категории

Контрольная работа: Организационные документы

Контрольная работа: Организационные документы

Содержание

1. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления

2. Организационные документы. Требования к составлению и оформлению

3. Практическое задание

Список использованной литературы


1. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:

- организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

- распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция;

- информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или издания”.

Стандарты на формуляры – образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.

Реквизиты это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Формуляр – образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром – образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

В перечень реквизитов ОРД входят следующие: [2, c. 34]

1 Государственный герб.

2 Эмблема организации, учреждения, предприятия.

3 Изображение наград.

4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

6 Наименование министерства или ведомства.

7 Наименование учреждения, организации, предприятия.

8 Наименование структурного подразделения.

9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

10 Название вида документа.

11 Дата.

12 Индекс.

13 Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14 Место составления или издания.

15 Гриф ограничения доступа к документу.

16 Адресат.

17 Гриф утверждения.

18 Резолюция.

19 Заголовок к тексту.

20 Отметка о контроле.

21 Текст.

22 Отметка о наличии приложения.

23 Подпись.

24 Гриф согласования.

25 Визы.

26 Печать.

27 Отметка о заверении копий.

28 Фамилия исполнителя и номер телефона.

29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30 Отметка о переносе данных на машинный носитель.

31 Отметка о поступлении.

32 Предупредительный знак.

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Пример:

Иванова 222 21 23

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые располагаются ниже данной отметки.

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов. [1, c. 11]

2. Организационные документы. Требования к составлению и оформлению

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94]

наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, предприятия);

• порядок управления и прекращения деятельности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков перечень проводимых банком операций и его функции;

• для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

• Общие положения.

• Акционерный капитал (уставной фонд).

• Порядок деятельности.

• Управление.

• Учет и отчетность, распределение прибыли.

• Прочие накопления.

• Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

наименование вида документа – УСТАВ;

• дата;

регистрационный номер, место издания (город);

• гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

• текст;

• подпись.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения;

• Цели и задачи;

• Функции;

• Права и обязанности;

Руководство;

Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• Общие положения;

• Должностные обязанности;

• Права;

Ответственность;

Взаимоотношения.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• статус коллегиального или совещательного органа;

• порядок планирования работы;

• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

• внесение материалов на рассмотрение;

• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

• ведение протокола заседания;

• оформление решений коллегиального или совещательного органа;

• порядок доведения решений до исполнителей;

материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

• наименование учреждения (организации);

• вид документа;

• заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

• вид документа;

• дата;

• место составления;

• гриф утверждения;

• текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

3. Практическое задание

1. Исходящее деловое письмо:

ООО « СТАРТ»                                                                                   Директору

115218, г. Минск                                                                                                Выставочного Центра

ул. Новая, 28                                                                                       «Экспо-Бизнес»

тел.__________________                                                               г-ну Страхову Ю.В. факс_________________                                                         110020, г. Минск

р/счет________________                                                               ул. Вострякова, 118

15.09.08г. № 25/08-15

На № ______ от ________

Об участии в выставке

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в №5 «Экономической газеты» от 10.09.08г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 3л. в 2 экз.

Директор предприятия                                    Подпись                                                О.Н.Некрасов

Петров 181 07 09

2. Приказ по личному составу

Министерство образования

Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

П Р И К А З

20.09.2008 г. № 25-л

г. Минск

О приеме на работу

О переводе

Об увольнении с работы

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. Егорова Александра Михайловича на должность экономиста с 25.09.2008г. с должностным окладом … рублей в месяц согласно заключенному контракту.

Основание: контракт № ______ от _______________

С приказом ознакомлен:       Личная подпись      Дата

1.2. Иванову Нину Петровну на должность кассира управления бухгалтерского учета и финансов с трехмесячным испытательным сроком с должностным окладом … рублей в месяц.

Основание: заявление Ивановой Н.П., трудовой договор

С приказом ознакомлена:      Личная подпись      Дата

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Глебова Николая Петровича, бухгалтера управления бухгалтерского учета и финансов, на должность ведущего бухгалтера этого же управления с 20.09.2008г. с должностным окладом в размере … рублей в месяц.

Основание: заявление Глебова Н.П., докладная записка начальника управления бухгалтерского учета и финансов Ефимовой Н.А., трудовой договор

С приказом ознакомлен:       Личная подпись       Дата

3. УВОЛИТЬ:

Соколову Нину Павловну, делопроизводителя канцелярии 20.09.2008г. в связи с истечением срока контракта (п.2 ст.35 ТК Республики Беларусь).

Основание: контракт №_____ от _______

С приказом ознакомлена:      Личная подпись      Дата

Ректор университета                                        Подпись                                                А.В.Соколов 

Визы согласования

Таким образом, данные документы оформлены в соответствии с требованиями с использованием необходимых реквизитов.


Список использованной литературы

1.         СТБ 6.38.2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2.         Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн., 1999. – 143 с.

3.         Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. - Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с.

4.         Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с.

5.         Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству. - Мн., 1993. – 330 с.

6.         Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра–М, 2000. – 214 с.

7.         Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. – 142 с.

8.         Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002. – 252 с.






17.06.2012
Большое обновление Большой Научной Библиотеки  рефераты
12.06.2012
Конкурс в самом разгаре не пропустите Новости  рефераты
08.06.2012
Мы проводим опрос, а также небольшой конкурс  рефераты
05.06.2012
Сена дизайна и структуры сайта научной библиотеки  рефераты
04.06.2012
Переезд на новый хостинг  рефераты
30.05.2012
Работа над улучшением структуры сайта научной библиотеки  рефераты
27.05.2012
Работа над новым дизайном сайта библиотеки  рефераты

рефераты
©2011